Elektroniczny Magazyn Dokumentów Archiwalnych


Zmieniający się rynek oraz presja czasu nierzadko powodują brak organizacji wewnątrz firmy, co znacząco wpływa na jakość jej funkcjonowania. Naszym celem jest wychodzenie naprzeciw oczekiwaniom właśnie w takich przypadkach – pomagamy się zorganizować w najefektywniejszy sposób.
Dzięki nam każdy TWÓJ DOKUMENT:
• Wyszukasz w kilka sekund
• Nigdy nie zaginie
• Będzie bezpieczny

Dzięki nam Twoja firma:
• Obniży koszty
• Oszczędzi czas
• Odzyska powierzchnię biurową

DLACZEGO WARTO POSTAWIĆ NA EMDA

Oszczędność czasu
System archiwizacji dokumentów pozwala na gromadzenie w jednym miejscu danych przetworzonych w elektroniczne pliki. Usprawnia to dostęp do dokumentów w całym przedsiębiorstwie. Dzięki systemowi rozpoznawania tekstu (OCR) w zeskanowanym dokumencie, system umożliwia szybkie odnalezienie pliku w bazie dokumentów (również po treści) i dalszą pracę nad nim w formie edycji, zapisu na dowolnym nośniku danych lub wydruku.
Poufność oraz elastyczny system uprawnień
Zaawansowane narzędzie nadawania uprawnień systemu EMDA zezwala na odczyt, edycję lub pobranie dokumentów tylko przez osoby uprawnione. Istnieje również funkcja blokowania wybranym użytkownikom dostępu do dokumentów poufnych.
Gwarancja bezpieczeństwa
Kwestia bezpieczeństwa archiwizowanych dokumentów staje się coraz bardziej złożona i stanowi ogromne wyzwanie. Ochrona dokumentów elektronicznych naszych klientów jest cechą nadrzędną, dlatego system EMDA pracuje wyłącznie w naszych serwerowniach na odpowiednio zabezpieczonych systemach. Dostęp do danych chroniony jest protokołem SSL. EMDA posiada automatyczny oraz ręczny moduł wykonywania kopii zapasowych. Budynek serwerowni wyposażony jest w dodatkowe zasilanie awaryjne, całodobowy system monitoringu, kontrolę dostępu oraz systemy przeciwpowodziowe i przeciwpożarowe.
Ergonomia
Przetworzenie dokumentów na format elektroniczny daje możliwość ich bezpiecznego odczytu z dowolnego miejsca za pomocą przeglądarki WWW.
Ekonomia i ekologia
System eliminuje konieczność wykonywania papierowych kopii dokumentów, co wpływa na zmniejszenie kosztów związanych z wykorzystaniem urządzeń biurowych (drukarki, kopiarki) oraz materiałów eksploatacyjnych (papieru i tonerów), przyczyniając się jednocześnie do ochrony środowiska.
Do każdej firmy niemal codziennie wpływają nowe dokumenty. Ich organizacja to sprawa kluczowa, ale jak zrobić, żeby zaoszczędzić czas, miejsce i – co za tym idzie – pieniądze?

Prezentujemy system, którego nadrzędnym zadaniem jest zorganizowanie i usystematyzowanie pracy przedsiębiorstw. Stworzony przez nas program jest pomocny we wszystkich aspektach związanych z archiwizacją danych i w konsekwencji skraca do niezbędnego minimum czas wszelkich procesów organizacyjnych w firmie. Nasz produkt pozwoli zapomnieć o zniszczonych dokumentach, których stan nie pozwoli już na nich pracować. Czasochłonne poszukiwania odpowiedniego segregatora, zakładki, czy też konieczność wysyłania dokumentów tradycyjną pocztą i długim oczekiwaniu zanim zostaną dostarczone na miejsce również odejdą w zapomnienie.

Elektroniczny Magazyn Dokumentów Archiwalnych zapewnia bezpieczeństwo, elastyczny system zarządzania uprawnieniami dostępu oraz błyskawiczne wyszukanie dowolnych przechowywanych w nim informacji w sposób kontrolowany i bezpieczny. Dokumenty w postaci cyfrowej nigdy się nie zestarzeją i nigdy nie znikną.

Dokumenty, które warto archiwizować:
• dokumentacja firmowa
• dokumentacja księgowa
• dokumentacja kadrowo-płacowa
• dokumentacja poufna
• umowy, plany, mapy, wykresy itp.

Przenieś swoje dokumenty do archiwum zewnętrznego, zwiększ ich bezpieczeństwo i odzyskaj powierzchnię biurową w swojej firmie!

Dążąc do kompleksowości świadczonych usług, proponujemy Państwu przekazanie oryginalnych dokumentów do naszego archiwum. Wszystkie dokumenty przechowywane są w specjalnie przystosowanych pudłach archiwalnych. Dostęp do budynku archiwum podlega ścisłej kontroli dostępu. Wgląd do dokumentów ma wyłącznie klient lub pracownik archiwum.

Budynek w którym przechowywane są dokumenty spełnia wszystkie wymogi bezpieczeństwa dokumentacji, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 roku w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej. Dodatkowo obiekt objęty jest całodobowym systemem monitoringu, kontrolą dostępu jak również systemem przeciwpożarowym.